Voordat je bij ons begint
Zodra je besluit om over te stappen van boekhouder, dan ben je juridisch de enige persoon die de overeenkomst met je voorgaande boekhouder kunt ontbinden, omdat jij de overeenkomst bent aangegaan. Let erop dat ik, afhankelijk van het type opdracht dat je aan mij toekent, wettelijk verplicht ben om je voorgaande accountant (schriftelijk) te vragen of er bezwaren zijn om jou als klant te accepteren. Hierbij kan je bijvoorbeeld denken aan integriteitskwesties. Wanneer dit het geval is, zal ik je vragen om de contactgegevens van je voorgaande boekhouder met mij te delen. Verder ben je zelf verantwoordelijk om met je voorgaande boekhouder de invulling van je bewaarplicht te bespreken. Tot slot zal ik je een lijst toesturen met informatie die ik nodig heb om jouw administratie in te richten. Deze ontvang je zodra je de opdrachtbrief getekend hebt.
Vraag je vorige boekhouder altijd om een nadrukkelijke (schriftelijke) bevestiging dat er voldaan is aan alle verplichtingen en dat jouw administratie up-to-date is.
Daarnaast raad ik aan om zelf een aantal aanvullende checks te doen:
- In MijnBelastingdienst is te zien dat de meest recente belastingaangiften ingediend zijn, zoals de omzet-, inkomsten- en vennootschapsbelasting.
- Mijn banksaldo sluit per overstapdatum aan met het banksaldo dat uit mijn administratie volgt.
- Mijn kasgelden sluiten per overstapdatum aan met het saldo van mijn kasgeld dat uit mijn administratie volgt.
- In de openstaande postenlijst van “Debiteuren”, “Crediteuren” en “Voorraden” mis ik niets. Ook zitten hier geen zaken in die reeds afbetaald of verkocht zijn.
- Alle posten in mijn administratie zijn voor mij bekend en er zitten geen onduidelijkheden tussen.
Hoe ga je te werk?
Wij werken volledig digitaal. Daarom kun je al je facturen en bonnen digitaal uploaden via de app of e-mailen naar je persoonlijke digitale brievenbus, welke je van ons ontvangt tijdens de onboarding.
Wij raden je aan om facturen regelmatig te uploaden, bijvoorbeeld eenmaal per week. Op die manier kunnen wij jouw administratie up-to-date houden en geeft jouw cockpit actueel inzicht in je financiën. Hierdoor weet jij wat er op korte termijn financieel speelt. Een ander bijkomend voordeel is dat bij betalingen waar wij geen onderliggende factuur voor heb ontvangen, dit snel aan je kan terugkoppelen. Dit bespaart jou tijd in het uitzoeken van welke onderliggende factuur je daarvoor moet aanleveren.
Overboekingen van je zakelijke naar je privé bankrekeningen moeten zorgvuldig geadministreerd worden. Ik raad daarom aan om op een vaste dag per week of maand geld over te boeken.
Let op: voorkom dat je facturen en bonnen voor privé uitgaven betaalt met je zakelijke pas en andersom. Dit kan leiden tot discussies met de Belastingdienst.
Voor het efficiënt verwerken van de administratie verzoek ik je de volgende vaste omschrijvingen mee te geven aan de overboekingen op de bank:
- Salaris: Salaris [naam] [maand]
- Loonbelasting: Loonbelasting [maand]
- BTW: BTW-aangifte [maand] –
- Opname privé: Privé opname
- Storting privé: Privé storting –
- Facturen (bij handmatige betaling): [naam leverancier] en [factuurnummer]
Werking met Exact Online
Je kunt je facturen en kassabonnen op drie manieren aanleveren. De schuingedrukte teksten zijn de stappen die je moet doorlopen of knoppen die je kunt aanklikken.
- Uploaden via de Exact Online-app Via de app kun je foto’s maken van kassabonnen en papieren facturen. Open de app / Druk op de knop met het fototoestel (Uitgaven) / Druk op de + / Selecteer of maak een foto / OK / Volgende / Voeg indien gewenst een onderwerp toe (is niet verplicht) / Volgende
- Uploaden via internet Je kunt ook alle digitale facturen en kassabonnen uploaden via de webbrowser op je laptop of desktop: Inloggen Exact Online / Inkoop / Uploaden / Sleep alle bijlagen naar het veld of selecteer deze via bladeren / OK
- Doorsturen digitale facturen en kassabonnen Tijdens de onboarding ontvang je van mij twee unieke digitale brievenbussen. Dit zijn twee persoonlijke e-mailadressen waar je inkoop- en verkoopfacturen naar toe kunt mailen. In de e-mail waarin ik jouw digitale brievenbussen stuur, zie je welk e-mailadres ik heb ingesteld als “veilig”. Facturen die je naar je digitale brievenbussen stuurt vanuit andere e-mailadressen worden niet ingelezen door het systeem. Mocht je een e-mailadres willen toevoegen aan deze lijst, laat het mij dan weten.
In principe is het uitgangspunt dat een automatische koppeling wordt ingesteld tussen jouw bankrekening en Exact Online. In uitzonderlijke gevallen, waarin dit niet mogelijk is, zal je regelmatig jouw bankafschriften handmatig in Exact Online moeten importeren. Dit kun je doen door eerst een export te maken van je bankafschriften, via de website van je bank. Let erop dat je export in MT940-extensie is. Vervolgens kun je deze bankafschriften handmatig uploaden via MijnApolloFinance, nadat je bent ingelogd via desktop of laptop. De bankafschriften kun je daarna uploaden via tabblad Bank, in je cockpit, en dan op “Upload” te klikken.
Indien ik meerdere administraties voor je voer, dan kun je je verschillende cockpits via de volgende acties bekijken. De schuingedrukte teksten zijn de stappen die je moet doorlopen of knoppen die je kunt aanklikken.
- Via internet: Klik op de administratienaam links bovenin / Klik op het vergrootglas / Selecteer de gewenste administratie
- Via de Exact Online-app: Klik op administraties / Selecteer de gewenste administratie
Voor het efficiënt verwerken van de administratie verzoek ik je de volgende vaste omschrijvingen mee te geven aan de overboekingen op de bank:
- Salaris: Salaris [naam] [maand]
- Loonbelasting: Loonbelasting [maand]
- BTW: BTW-aangifte [maand] –
- Opname privé: Privé opname
- Storting privé: Privé storting –
- Facturen (bij handmatige betaling): [naam leverancier] en [factuurnummer]
